Saisir des données dans GeneWeb

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Les formulaires de saisie individu et famille permettent de modifier une base de données GeneWeb depuis un navigateur web avec un accès magicien. En plus de ces deux formulaires, la rédaction de notes de synthèse dans la « chronique familiale » permet également de relier les individus.

Principes généraux

Une base de données GeneWeb est organisée autour de la notion de familles et d'individus et la mise à jour des données se fait par l’intermédiaire de quelques opérations basiques :

  • la mise à jour d’une famille : les familles contiennent le père, la mère et les enfants, la date et le lieu des événements familiaux (mariage, divorce…) associés à des témoins, à noter que si une personne a plusieurs relations, elle aura autant de familles différentes) ;
  • la création d’une nouvelle famille (équivalent à la mise à jour d’une famille initialement vide) ;
  • la mise à jour d’une personne : à chaque personne sont associées les informations individuelles telles que le prénom, le patronyme, le numéro d’occurrence, la date et le lieu des événements individuels associés à des témoins (naissance, baptême, décès…), les éventuels titres de noblesse, et des liens vers des relations tels que parrain/marraine, parents adoptifs, etc.

Un nouvel individu ne peut pas être isolé. Il peut seulement être ajouté comme :

  • le parent d’une personne existante ou dans un couple en création ;
  • l’époux d’une personne existante ;
  • l’enfant d’une famille existante ou en création ;
  • le témoin ou la relation d’une personne existante.

Les homonymies d’individus sont traitées en ajoutant un numéro d’occurrence à leur(s) prénom(s).

Les formulaires de saisie comportent un bouton OK de validation du formulaire et éventuellement plusieurs cases à cocher permettant l’ajout d’un nouveau champ de saisie (enfant ou témoin supplémentaire). De fait, deux cas sont possibles à la validation :

  • si un champ supplémentaire est demandé, un nouveau formulaire apparaitra avec celle-ci ;
  • le cas échéant, un résumé de l’action effectuée apparait ; à défaut, un rapport d’erreur, dans quel cas aucune modification n’a été effectuée sur la base et il est possible de recharger la page précédente du navigateur pour effectuer la ou les correction(s) adéquate(s) et soumettre à nouveau le formulaire à la validation.

À noter qu’il est possible d’utiliser la touche Entrée depuis la plupart des champs de saisie pour valider le formulaire sauf depuis les notes et commentaires où cette touche ajoute un saut de ligne.

Dans le formulaire famille, il n’est possible de modifier des informations uniquement pour les personnes en cours de création. Certains champs sont parfois déjà renseignés et semblent modifiables, par exemple en ajoutant un nouvel enfant à une famille, il semble possible de modifier les noms et prénoms des enfants déjà existants : en réalité de telles modifications seront ignorées. Une fois qu’un individu est créé, il faut utiliser le formulaire individuel pour modifier des informations à son sujet. Le formulaire famille ne sert plus qu'à ajouter des nouveaux enfants, ou des événements ou sources à la famille.

Créer et lier

Chaque fois qu’une personne est invoquée dans un formulaire de saisie, deux possibilités sont offertes :

  • création d’une nouvelle personne portant le nom et prénom saisi. Si un homonyme existe, vous serez alerté ;
  • liaison, auquel cas un lien est établi vers la personne désignée par son nom, prénom et numéro d’occurrence existant déjà dans la base.
Attention, si vous faites une erreur de saisie et que le nom erroné existe déjà dans la base, GeneWeb ne saura pas vous alerter

Les formulaires standard permettent ce choix avec un bouton explicite. Les formulaires de Templm utilisent la première case associée au nom :

  • créer est obtenu en donnant la valeur du sexe de la personne (M, F ou rien),
  • lier est obtenu en donnant la valeur du numéro d’occurrence.

Mise à jour d’une personne

Menu déroulant pour la modification des données d’une personne.

Modifier une personne

Vous tomberez sur ce formulaire à partir d’une page personnelle après avoir cliqué sur « Mise à jour », puis « Modifier ». Le formulaire sera prérempli de toutes les informations individuelles de cette personne.

Toutes les zones (préremplies ou non) peuvent être remplies, effacées ou modifiées. Quand on a rempli, effacé ou modifié ce qu’on juge nécessaire, il faudra aller en fin de formulaire et valider le formulaire en cliquant sur « Ok ».

Un certain nombre de boutons contiennent « Insérer/… » : « Insérer/Surnom », « Insérer/Alias », etc.

Attention : ce n’est pas pour indiquer d’ajouter le surnom ou l’alias, etc., à la personne, mais pour demander un nouveau formulaire avec une place réservée pour un autre surnom, un autre alias, etc.

Ainsi, si vous faites « Ok » après avoir sélectionné un ou plusieurs de ces boutons, un nouveau formulaire plus gros vous sera proposé et aucune modification ne sera faite.

Si, donc, après un « Ok », vous voyez encore un formulaire de modification, c’est que votre modification n’a pas été prise en compte (pas encore), et ce, même si vous avez rempli des tas de zones.

Différents champs

Notez bien le sens des différents champs, en particulier l’usage de « nom public », « qualificatif », « alias », etc. qui ont chacun des sens bien précis.

  • Prénom et patronyme ont les sens habituels qu’on leur donne. Avec numéro, la personne a une « clé d’accès » unique comme indiqué au début de ce chapitre.
Il est conseillé de mettre le prénom d’usage dans la zone prénom. Les autres prénoms (prénoms complets, autres prénoms possibles, autres orthographes de prénoms, surnoms pour les proches) doivent plutôt aller dans les zones « alias » ou « autre(s) prénom(s) » (voir ci-dessous). Les noms avec numéro des personnes nobles et royales doivent aller plutôt dans la zone « nom public ».
Ceci parce que le prénom est comptabilisé dans la liste des prénoms. On peut ainsi savoir quel est le prénom le plus fréquent, voir quelles sont les personnes portant le même prénom, etc. Les autres sortes de prénoms risqueraient là de se trouver en un seul exemplaire et dépareilleraient l’ensemble.
Attention: Le prénom ou patronyme "?" est "réservé" par GeneWeb. Vous ne pouvez pas nommer une personne "?" si vous prévoyez de la lier avec d'autres personnes de la base. La solution consiste à utiliser "N", "Ne", "N...", "x", ou toute autre chaine de caractères de votre choix (éviter "??" !).
Les personnes nommées "? ?" sont considérées par GeneWeb comme des "feuilles-mortes" et ne seront pas exportées vers les fichiers .gw ou GEDCOM. Toute information qui leur aurait été associée sera perdue.
  • Nom public est le nom par lequel la personne est la plus connue. Exemple : « Louis XIV » (son prénom étant « Louis » et son patronyme « de Bourbon »).
Les personnes ayant un nom public sont accessibles dans la navigation par ce nom.
S’il y a un nom public, il sera affiché comme titre de sa fiche personnelle, à la place du « prénom patronyme », lesquels sont relégués en plus petit, en dessous.
  • Image est un fichier « .gif », « .jpg » ou « .png » associé à la personne et qui sera affiché dans sa fiche personnelle. Ce peut être une adresse URL (commençant par « http://… ») ou juste un nom de fichier, que le système cherchera dans le répertoire « images », sous-répertoire « base » (où « base » est le nom de la base) au moment de l’affichage.
Si vous ne précisez pas de nom de fichier, il y a un nom par défaut.
Ce nom est constitué : du prénom, d’un point, du numéro, d’un autre point, du nom de famille, tout en minuscules, sans accents et tous les caractères qui ne sont pas des lettres sont convertis en caractère souligné (« _ »).
Exemple, la personne nommée « Anne-Cécile Dupont de Nemours » aura pour nom d’image par défaut :
anne_cecile.0.dupont_de_nemours 
GeneWeb cherchera un fichier portant ce nom suivi de « .gif », « .jpg » ou « .png » dans le répertoire des images de la base cité ci-dessus.
  • Qualificatif est un sobriquet attaché aux personnes célèbres. Ainsi « le Gros » dans « Louis VI le Gros ».
Les personnes sont accessibles par ce qualificatif en lieu et place de leur nom de famille. Ainsi « Louis VI le Gros » est accessible par « Louis VI » (nom public), « Louis VI le Gros », « Louis le Gros », « Louis Capet », etc. Notons que « le Gros » n’est néanmoins pas considéré comme un nom de famille en soi.
Il peut y avoir plusieurs qualificatifs : ainsi « Guillaume le Conquérant » est dit aussi « Guillaume le Bâtard ». Il y faudra donc une zone « qualificatif » contenant « le Conquérant » et une autre contenant « le Bâtard ». D’où l’utilité de « Insérer/Qualificatif ».
S’il y a un qualificatif, le nom public (ou le prénom s’il n’y a pas de nom public) suivi du qualificatif seront affichés comme titre dans sa fiche personnelle, à la place du « prénom patronyme », qui seront relégués en plus petit en dessous.
  • Alias est un nom par lequel la personne est connue, mais sans que cela lui tienne lieu de prénom alternatif (comme le « nom public » par exemple).
Ainsi « Aurore Dupin » est connue sous le nom « George Sand ». De même, « Anne-Marie d’Orléans », fille de « Philippe Ier » et nièce de « Louis XIV » est dite « mademoiselle de Valois ».
Notons que l’alias forme un tout : il n’est pas question d’accepter des combinaisons telles que « George Dupin » ou « Aurore Sand », « Anne-Marie de Valois » ou « Mademoiselle d’Orléans ».
S’il y a un ou plusieurs alias, ils sont affichés en lettres grasses en dessous du titre, mais en plus petit.
  • Prénom alias peut avoir plusieurs usages :
    • Ce peut être les prénoms complets de l’état civil.
    • Ce peut être les petits noms utilisés parmi les proches. Ainsi « Bobby » à la place de « Robert ».
    • Ce peut-être un autre prénom ou le même prénom avec une orthographe différente, dans le cas de personnes très anciennes dont on n’est pas sûr du prénom, ou dont le prénom a été écrit différemment selon les sources.
    Il peut y avoir plusieurs « prénom alias ».
Les « autres prénoms » peuvent être utilisés en lieu et place du prénom dans les requêtes, mais ne sont pas considérés comme des prénoms en soi, c’est-à-dire qu’ils ne sont pas comptabilisés dans les listes par prénoms.
S’il y a des « autres prénoms », ils sont affichés dans la fiche personnelle, en petites lettres sous le titre.
  • Nom alias peut servir de patronyme alternatif, si on veut mettre une autre version du patronyme, par exemple, avec une autre orthographe. Son usage n’est pas fréquent.
  • Naissance permet d’indiquer dates et lieux de naissance et de baptême. Il ne présente pas de problème particulier.
  • Décès permet d’indiquer les informations sur le décès. Pas de problème particulier à part la notion de « choix automatique » que nous allons expliciter.
Le « choix automatique » est présent quand la sélection du premier menu de la zone « décès » affiche un « - ». Il indique qu’on ne sait pas si cette personne est décédée ou non.
Dans ce cas, si vous n’indiquez pas de date ni de lieu de décès, le système choisira pour vous le fait que la personne est décédée ou non en fonction de sa date de naissance : si elle a moins de 80 ans, il décidera « non décédé », entre 81 et 120 ans, il décidera « ne sais pas », et à plus de 120 ans, il décidera « décédé ».
Si ce choix automatique ne correspond pas, vous pouvez sélectionner vous-même le bon cas dans ce premier menu, à la place du « - » affiché.
Remarquez que les personnes dont le décès est « ne sais pas » ne verront pas leur âge calculé dans leur page personnelle ni dans les anniversaires. Donc si une personne a entre 80 et 120 ans et n’est pas décédée, sélectionnez « non décédé ».
Si vous précisez la cause du décès (Tué, Assassiné, Exécuté, Disparu), il est nécessaire de préciser une date! Dans le cas ou cette date n'est pas connue, mentionner ceci dans le champ date textuel!
  • Occupation contient la profession. Si vous voulez mettre un titre de noblesse, utilisez plutôt les champs « titre », qui suivent.
  • Titres contient les titres de noblesse. Il peut y en avoir plusieurs. Pour avoir un formulaire avec d’autres places pour les titres, cliquez sur un ou plusieurs « Insérer/Titre », allez en bas du formulaire et faites « Ok ».
Les titres sont décomposés en deux parties : le titre lui-même et le lieu. Le titre lui-même contient la dénomination : « comte », « duc », « roi », etc. Le lieu contient le complément : « d’Anjou », « de Bourgogne », « de France », et. etc.
Notez la particule : à l’affichage, on verra une combinaison de la dénomination et du lieu : « comte d’Anjou », « duc de Bourgogne », « roi de France » qui seront des zones cliquables, permettant de voir toutes les personnes de la base ayant ce titre.
Mais la séparation entre ces notions permettra de sélectionner, par exemple tous les « comte », tous les « duc », tous les « roi », et inversement, tous les titres finissant par « d’Anjou », « de Bourgogne », « de France », etc.
Le champ « nom » permet de mettre un nom public associé au titre. Ainsi « Charles Quint » s’appelle « Charles Ier » en tant que « roi d’Espagne », « Charles IV » en tant que « roi de Sicile », etc.
Le champ « N-ième » est utilisé pour les titres dénommés avec leur numéro. Exemple : pour le « 3e comte de Warwick », on pourra mettre « 3 ». Ne pas confondre avec « Louis XIV » dont le numéro indique que c’est le 14e « Louis » de la lignée, et non pas le 14e « roi de France ».
Le bouton « Titre principal » permet d’indiquer, quand on affiche cette personne de façon simplifiée (dans la page de son épouse, par exemple, ou dans celles de ses enfants), quel titre doit être affiché. Cela n’a d’importance que s’il y en a plusieurs.
Les deux champs suivants donnent les dates de début et de fin de règne.
Pour supprimer un titre, il suffit d’effacer le contenu du premier champ « Titre ».
  • Accès permet de préciser l’accès aux informations personnelles. Ceci s’applique aux personnes « actuelles », c’est-à-dire dont les dates (naissance, décès, etc.) sont inférieures à la valeur définie par private_years= (150 ans par défaut dans a.gwf) :
    • Par défaut, les personnes ayant un titre de noblesse ou dont un des parents a un titre de noblesse sont considérées comme des personnes « publiques » et leurs informations personnelles sont toujours affichées.
    • Si on sélectionne « public », les informations personnelles sont toujours affichées, que la personne ait des titres de noblesse ou non.
    • Si on sélectionne « privé », les informations personnelles ne sont pas affichées, même si la personne a des titres de noblesse.
    Pour les « magicien » ou « ami » (contrôlés par mots de passe), les informations personnelles sont toujours affichées.
  • Notes contient les notes sur la personne. À l’affichage, le texte sera affiché en continu, même si vous mettez des sauts de ligne. Pour qu’il y ait un passage à la ligne, mettez « <br> » là où vous voulez des sauts de ligne.
  • Sources permet de noter des informations courtes sur l’origine de vos informations : un nom, un sigle, un titre de livre, un code à vous. Vous saurez ainsi d’où vous tenez vos informations.
Ce champ n’est pas prévu pour des informations longues, style « recopie du document trouvé à la mairie » : il faudra pour cela utiliser plutôt le champ « Notes » ci-dessus.

Supprimer une personne

Vous tomberez sur ce formulaire à partir d’une page personnelle après avoir cliqué sur « Mise à jour », puis « Supprimer ».

Le formulaire ne contient que la case « Ok » pour vous permettre de le faire vraiment. Vous pouvez encore vous rétracter.

Si vous faites « Ok », une nouvelle page apparait avec juste le titre « Personne supprimée ».

La personne n’est en fait pas tout à fait supprimée. Ses informations personnelles sont simplement effacées (y compris son prénom et son patronyme) ainsi que sa connexion avec ses parents.

Mais il subsiste toujours une « entité-personne » reliée à son éventuel conjoint et à ses éventuels enfants. Pour la faire disparaître, il faut aussi supprimer la famille qu’elle constituait avec son ancien conjoint.

Envoyer une image

Vous tomberez sur ce formulaire à partir d’une page personnelle après avoir cliqué sur « Mise à jour », puis « Envoyer image », à condition que le propriétaire de la base en ait donné l’autorisation, et que le champ « image » de la personne soit vide.

Il s’agit d’envoyer un fichier « gif », « jpg » ou « png » qui sera associé à la personne. Si cette personne avait déjà une image, celle que vous enverrez la remplacera.

Note : si le champ « Image » de la personne n’est pas vide, vous n’aurez pas accès à « envoyer image ». Si vous voulez le faire, faites « Mise à jour » et « Modifier personne » et effacez le contenu du champ « image ».

Supprimer une image

Vous tomberez sur ce formulaire à partir d’une page personnelle après avoir cliqué sur « Mise à jour », puis « Supprimer image », à condition que le propriétaire de la base en ait donné l’autorisation.

Si vous cliquez sur « Ok », l’image associée à la personne est supprimée.

Mise à jour d’une famille

La clé à molette donne directement accès au formulaire de modification d’une famille.

Modifier une famille

Vous atteignez ce formulaire en choisissant le menu déroulant famille. On peut aussi l’atteindre en cliquant sur la clé à molette affichée à côté de chaque famille.

Toutes les zones (préremplies ou non) peuvent être remplies, effacées ou modifiées. Quand on a rempli, effacé ou modifié ce qu’on juge nécessaire, il faudra aller en fin de formulaire et valider le formulaire en cliquant sur « Ok ».

Au moment de la validation, les cases « enfants » dont la zone « prénom » est vide sont ignorées, quel que soit le contenu des autres champs. C’est donc comme si elles n’existaient pas.

Pour les enfants, le champ « patronyme » est facultatif : s’il est absent, c’est le patronyme du père qui sera pris.

Supprimer une famille

Vous tomberez sur ce formulaire à partir d’une page personnelle après avoir cliqué sur « Mise à jour », puis « Supprimer/Famille ».

Le formulaire ne contient que la case « Ok » pour vous permettre de le faire vraiment. Vous pouvez encore vous rétracter.

Si vous faites « Ok », une nouvelle page apparait avec juste le titre « Famille supprimée ».

La famille est supprimée de la base : le père, la mère est les enfants s’éparpillent dans la nature. Cependant, aucun d’entre eux n’est supprimé de la base : Le père et la mère ne sont plus mariés, ils n’ont plus ces enfants-là (ils peuvent en avoir d’autres avec d’autres mariages, lesquels persistent), les enfants n’ont plus de parents.

Attention : les personnes isolées qui pourraient résulter de cette action risquent de disparaître de votre base au prochain nettoyage!

Une méthode pour détecter s’il reste des personnes isolées après des modifications profondes sur une famille consiste à cliquer sur le patronyme d’un membre de cette famille (dans le titre de page). GeneWeb affiche alors tous les porteurs de ce patronyme, et vous permet (s’ils ne sont pas trop nombreux) de repérer les isolés.

Ajouter, supprimer, réorganiser les enfants

  • Pour ajouter un enfant, s’il n’y a pas de zone libre pour lui, cliquez d’abord sur le ou les boutons « Insérer/Enfant » en fonction de la place que vous voulez leur mettre dans la famille. Puis cliquez sur « Ok » en fin de formulaire.
Remarque : cela ne validera pas le formulaire tout de suite. Le système se contentera de vous proposer un nouveau formulaire avec une place réservée pour le ou les enfants que vous voulez ajouter.
Donc attention : tant que vous cliquerez sur « Insérer/Enfant », en faisant « Ok », il n’y aura pas de validation : juste encore un nouveau formulaire, plus gros. Il ne faut donc pas interpréter ce bouton comme « ajoute-moi cet enfant que je viens de mettre » : le système le verra bien, ne vous en faites pas.
L’enfant que vous allez mettre dans la zone que vous venez de lui allouer est peut-être une personne qui existe déjà dans la base. Dans ce cas, sélectionnez « Relier » à la place de « Créer ».
  • Si vous préfixez le lieu de naissance avec b/, les données (date et lieu) seront associées au baptème.
  • Pour supprimer un enfant, effacez simplement son prénom. Comme dit plus haut, les cases dont la zone « prénom » est vide sont ignorées au moment de la validation. Remarquez que cela ne supprimera pas la personne : elle sera simplement supprimée de la liste des enfants et se retrouvera elle-même sans parents.
  • Pour changer la place d’un enfant, le plus simple est de cliquer sur « Insérer/Enfant » à l’endroit où vous voulez le mettre, et faire « Ok ». Dans le nouveau formulaire proposé, mettez l’enfant dans la case vide, sélectionnez « Relier » à la place du « Créer » qui est proposé, et effacez son prénom dans l’ancienne case.
  • Pour intervertir la place de deux enfants, vous pouvez procéder de la même façon, en passant par une nouvelle case pour pouvoir simplement faire du couper-coller (sans oublier d’y sélectionner « Relier »); n’oubliez pas non plus l’éventuel numéro.
Vous pouvez aussi le faire directement, sans passer par « Insérer/Enfant » : l’ennui, c’est qu’il vous faudra alors vous rappeler du nom d’un des deux quand vous l’effacerez pour mettre l’autre à la place.

Changer les noms des enfants

Vous tomberez sur ce formulaire à partir d’une page personnelle après avoir cliqué sur « Mise à jour », puis « Changer noms des enfants ».

Tous les enfants de la personne sont affichés. Il est possible de modifier le prénom, le patronyme et le numéro de chaque enfant.

Une facilité intéressante : si on supprime le nom de famille d’un enfant, ça prendra automatiquement celui du parent.

Cela peut être commode pour changer le nom de famille de toute une branche : on change avec « modifier personne » le nom de famille de l’ancêtre. Puis on applique « Changer noms des enfants » sur l’ancêtre en supprimant simplement dans ce formulaire les noms de famille de ses enfants, ce qui est une opération rapide. Puis on recommence avec les enfants.

On peut s’en servir aussi pour corriger le prénom d’un enfant d’une famille. Mais si c’est juste pour un enfant, cela peut se faire simplement avec « modifier personne ».

Modifier le prénom ou le patronyme d’un enfant

Exemple : dans la famille de « Jean Dupont » et « Christine Durand », un des enfants a été nommé « Robert », alors qu’il s’appelle en fait « Philippe ».

Ce qu’il faut faire :

  • Allez dans la fiche personnelle de « Robert Dupont », faites « Mise à jour », puis « Modifier », et procédez comme indiqué dans la section Modifier une Personne.

Ce qu’il ne faut surtout pas faire :

  • Il ne faut surtout pas utiliser « Modifier/Famille ».
Si vous le faites et que vous changez « Robert » en « Philippe » dans le formulaire :
  • cela coupera la connexion entre « Robert » et ses parents, lequel continuera imperturbablement à s’appeler « Robert Dupont », mais sans parents ;
  • cela mettra « Philippe Dupont », s’il existe et n’a pas déjà des parents, comme enfant du couple, mais si ce « Philippe Dupont » n’existe pas dans la base ou bien s’il existe, mais a déjà des parents, il y aura un message d’erreur, et rien ne sera modifié.